Отказное письмо - это официальный документ, в котором адресат сообщает об отказе от какого-либо предложения, заявки, претензии или иного обращения. Отказное письмо может быть направлено как физическому, так и юридическому лицу.
Целью отказного письма является корректное и вежливое завершение делового контакта с адресатом, а также предотвращение возможных недоразумений, конфликтов или судебных споров.
Отказное письмо должно быть составлено в соответствии с правилами деловой переписки и содержать следующие элементы:
· Дата и номер письма. Эти данные необходимы для идентификации письма и учета деловой переписки. Дата указывается в формате день.месяц.год, а номер - в виде цифр или букв, разделенных слешем или тире. Например: 15.01.2023 или 123/45.
· Обращение к адресату. Это вежливая форма начала письма, которая зависит от степени знакомства с адресатом и характера отношений. Обращение может быть официальным или неформальным. Обращение пишется с большой буквы и заканчивается запятой или восклицательным знаком.
· Ссылка на полученное обращение. Это часть письма, в которой указывается, на какое обращение адресата отвечает отправитель. Ссылка помогает адресату вспомнить контекст и понять причину отказа. Ссылка может содержать дату, номер, тему или краткое содержание обращения. Например: Благодарим Вас за Ваше обращение от 10.01.2023 с предложением о поставке партии товара “А” по специальной цене.
· Мотивированный отказ с указанием причин и аргументов. Это основная часть письма, в которой формулируется отказ и объясняются его причины. Отказ должен быть четким, логичным и уважительным. Причины отказа должны быть объективными, конкретными и аргументированными. Извинения за доставленные неудобства или разочарование. Это часть письма, в которой выражается сожаление по поводу отказа и поддерживается хороший тон общения. Извинения должны быть искренними, но не излишне извинительными или избыточными. Например: Приносим Вам свои извинения за доставленные неудобства и надеемся на дальнейшее сотрудничество по другим направлениям.
· Благодарность за проявленный интерес или сотрудничество. Это часть письма, в которой демонстрируется уважение к адресату и его позиции. Благодарность должна быть короткой, лаконичной и доброжелательной. Например: Благодарим Вас за Ваше обращение и проявленный интерес к нашей продукции.
· Подпись и реквизиты отправителя. Это часть письма, в которой указывается имя, должность и организация отправителя, а также его контактные данные. Подпись должна быть читаемой и соответствовать обращению. Реквизиты должны быть полными и актуальными.
Отказное письмо может понадобиться в различных ситуациях, например:
· при отказе от приглашения на мероприятие, встречу или собеседование;
· при отказе от предложения о сотрудничестве, заключении договора или выполнении заказа;
· при отказе от заявки на получение кредита, гранта или стипендии;
· при отказе от претензии о возмещении ущерба, компенсации или возврате товара;
· при отказе от жалобы на качество услуги, товара или работы.
Пример отказного письма:
Дата: 15.01.2023 Номер: 123/45
Уважаемый Иван Иванович!
Благодарим Вас за Ваше обращение от 10.01.2023 с предложением о поставке партии товара “А” по специальной цене.
К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, так как в настоящее время мы имеем достаточный запас данного товара на складе и не планируем его пополнение в ближайшее время.
Приносим Вам свои извинения за доставленные неудобства и надеемся на дальнейшее сотрудничество по другим направлениям.
С уважением, Директор ООО “Б” Петров Петр Петрович